Skills
Gestao de agendas e follow-up
Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel)
Organizacao documental e confidencialidade
Sobre a Vaga
Buscamos uma Secretária Executiva para atuar como ponto central de apoio ao sócio fundador e aos sócios, garantindo organização, confidencialidade e agilidade na rotina. A posição combina secretariado executivo com assessoria pessoal, ajudando a liberar tempo dos executivos e reduzindo riscos de atrasos ou esquecimentos.
Responsabilidades
- Gerenciar e conciliar agendas profissionais e pessoais dos executivos, organizando compromissos e visitas
- Agendar, reagendar e confirmar reuniões, consultas, eventos e demandas particulares, identificando conflitos e sugerindo alternativas
- Preparar informações essenciais para cada compromisso (pauta, participantes, endereço, documentos, horários e contatos)
- Realizar lembretes e follow-ups de decisões, pendências e acordos até a conclusão
- Organizar viagens com passagens, hospedagens, reservas, traslados e controle de comprovantes
- Controlar contas a pagar pessoais: vencimentos, boletos, tributos, taxas, mensalidades, seguros e pagamentos recorrentes
- Tratar demandas com bancos, contabilidade pessoal, seguradoras, imobiliárias, clínicas e prestadores autorizados
- Receber e organizar documentos para Imposto de Renda, acompanhando o envio e revisões com a contabilidade
- Monitorar obrigações e documentos relacionados a OFFSHORE, balanços e exigências legais
- Acompanhar multas, recursos, IPVA, licenciamento, seguros, revisões e documentação de veículos
- Solicitar certidões, reconhecer firmas, autenticar documentos e acompanhar procurações, registros e protocolos
- Organizar documentos físicos e digitais (contratos, certidões, seguros, comprovantes e registros patrimoniais)
- Filtrar contatos e demandas, priorizando urgência e importância, registrando acordos e evitando pendências sem responsável ou prazo
- Garantir a separação adequada entre informações empresariais e pessoais, mantendo sigilo e controles
Requisitos
- Experiência consistente como secretária executiva, assessora pessoal, assistente de diretoria ou função equivalente
- Vivência com agendas complexas, viagens, documentos, pagamentos e múltiplas demandas simultâneas
- Domínio de Outlook/Microsoft 365, calendários digitais, WhatsApp, Word e Excel
- Comunicação oral e escrita excelente, com organização documental e disciplina de follow-up
- Disponibilidade para diligências externas em Joinville e região
- Postura madura, confiável e discreta, compatível com função de confiança
Beneficios
- Atuação em ambiente de alta confiança e autonomia responsável
- Rotina com foco em organização, acompanhamento e suporte direto aos executivos
- Oportunidade de desenvolvimento em demandas administrativas, documentais e operacionais
Esta vaga foi curada e enriquecida pelo 123Vagas para facilitar sua busca. A candidatura é feita no site original: empregos.com.br.
Saiba como funciona.