Assistente de Condomínio

1. MISSÃO DO CARGO

Atuar como principal ponto de contato entre os condôminos, síndicos, conselheiros e a Administradora, garantindo atendimento eficiente, comunicação clara, acompanhamento das demandas e suporte às rotinas administrativas e operacionais dos condomínios.

2. REQUISITOS

• Ensino Médio completo.

• Experiência mínima de 1 ano em atendimento ao cliente.

• Desejável experiência em administradora de condomínios.

• Conhecimento em informática, pacote Office e sistema AHREAS.

• Desejável formação em Administração ou áreas correlatas.

3. TREINAMENTOS

• Integração e procedimentos internos da Administradora.

• Sistema AHREAS e ferramentas de atendimento.

• Atendimento ao cliente e mediação de conflitos.

• Rotinas administrativas, financeiras e condominiais.

• Legislação e procedimentos relacionados à gestão de condomínios.

4. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

1. Atendimento e Relacionamento

• Atender condôminos, síndicos e conselheiros pelos canais oficiais.

• Registrar, acompanhar e responder às solicitações.

• Garantir retorno dentro dos prazos estabelecidos.

• Identificar situações críticas e direcionar ao Gerente.

2. Gestão de Demandas

• Monitorar solicitações, ocorrências e pendências.

• Acompanhar processos junto aos departamentos internos.

• Controlar prazos e manter os registros atualizados.

3. Comunicação Institucional

• Elaborar e encaminhar comunicados, circulares e notificações.

• Manter a padronização e qualidade das comunicações.

• Organizar e arquivar documentos e informações.

4. Suporte Financeiro e Prestação de Contas

• Conferir e encaminhar notas fiscais, boletos e documentos financeiros.

• Organizar documentos para prestação de contas.

• Acompanhar pendências e prazos junto ao Financeiro.

• Apoiar os processos de arrecadação e emissão de boletos.

5. Assembleias e Reuniões

• Organizar documentos, editais e listas de presença.

• Preparar materiais e apoiar a realização das assembleias.

• Elaborar minutas de atas e providenciar os encaminhamentos após aprovação.

6. Contratos, Compras e Fornecedores

• Controlar vencimentos e reajustes contratuais.

• Solicitar orçamentos e elaborar mapas comparativos.

• Acompanhar serviços e prazos dos fornecedores.

• Organizar documentos e registros contratuais.

7. Obrigações Legais e Operacionais

• Controlar vencimentos de AVCB, laudos, certificados e demais documentos obrigatórios.

• Acompanhar cronogramas de manutenção e serviços.

• Comunicar pendências e riscos ao Gerente de Atendimento.

8. Administração do AHREAS

• Atualizar cadastros de condôminos, síndicos e conselheiros.

• Inserir e organizar contratos, atas e documentos.

• Atualizar informações e acompanhar solicitações nos portais.

5. COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

• Atendimento ao cliente.

• Rotinas administrativas e condominiais.

• Conhecimento em AHREAS e pacote Office.

• Organização documental e controle de processos.

• Noções financeiras e de prestação de contas.

• Comunicação escrita e verbal.

6. COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Organização e planejamento.

• Comunicação assertiva.

• Proatividade e agilidade.

• Atenção aos detalhes.

• Inteligência emocional.

• Trabalho em equipe.

• Senso de prioridade e responsabilidade.

• Foco no cliente e na qualidade do atendimento.

7. RESPONSABILIDADE

O Assistente é responsável pela execução, organização, acompanhamento e controle das atividades operacionais e administrativas. Decisões estratégicas, aprovações financeiras, negociações, validações e tratativas de maior complexidade são de responsabilidade do Gerente de Atendimento.