Analista de Backoffice

Sobre o papel

Buscamos um(a) Analista de Backoffice para dar suporte às rotinas do time de vendas da Zig, garantindo organização, agilidade e eficiência em todo o processo comercial.
Procuramos alguém detalhista, comunicativo e com facilidade para lidar com dados, planilhas e sistemas de CRM.
Sua missão será apoiar os executivos comerciais no acompanhamento de contratos, cadastros e indicadores, além de manter as informações atualizadas e facilitar a comunicação entre times.
Mais do que executar tarefas, esperamos alguém que contribua para otimizar processos, apoiar decisões e fortalecer a estrutura que impulsiona nossas vendas.

Responsabilidades e Atribuições

• 1. Gestão e formalização de contratos

  • Receber, analisar e processar contratos provenientes da área Comercial.

  • Conferir dados cadastrais, condições comerciais, valores, taxas, prazos e demais informações contratuais.

  • Garantir que os contratos estejam alinhados às políticas comerciais e aos critérios internos de aprovação.

  • Acompanhar o fluxo de assinatura eletrônica, identificando e tratando pendências.

  • Assegurar o correto arquivamento e a rastreabilidade dos documentos contratuais.

  2. Validação e conformidade documental

  • Validar a documentação necessária para formalização e ativação dos contratos.

  • Identificar inconsistências cadastrais, documentais ou comerciais e solicitar as devidas correções.

  • Garantir o cumprimento das políticas internas, regras de aprovação e requisitos de compliance.

  • Verificar se exceções comerciais possuem as aprovações necessárias antes da formalização.

  3. Controle operacional e acompanhamento de demandas

  • Monitorar o volume de contratos recebidos, processados, pendentes e concluídos.

  • Controlar prazos de execução e assegurar o cumprimento dos SLAs estabelecidos.

  • Acompanhar pendências junto às áreas envolvidas, garantindo a evolução dos processos.

  • Priorizar demandas conforme urgência, impacto operacional e necessidades do negócio.

  • Manter sistemas e controles administrativos atualizados.

  4. Interface com áreas internas

  • Atuar como ponto de apoio administrativo para a equipe Comercial na formalização das negociações.

  • Interagir com as áreas Financeira, Jurídica, Implantação e demais equipes para resolução de divergências.

  • Orientar os envolvidos sobre procedimentos, documentação obrigatória e fluxos contratuais.

  • Garantir uma comunicação clara sobre o andamento dos contratos e eventuais impedimentos.

  5. Qualidade, indicadores e melhoria contínua

  • Monitorar indicadores de produtividade, tempo de processamento, pendências e retrabalho.

  • Identificar oportunidades de simplificação e automação dos processos administrativos.

  • Propor melhorias que aumentem a eficiência, reduzam erros e acelerem a formalização contratual.

  • Apoiar a padronização de procedimentos, controles e rotinas operacionais.

  • Elaborar controles e relatórios gerenciais para acompanhamento da operação.

Requisitos

• Desejável conhecimento em Hubspot ou outros sistemas de CRM.

• Conhecimento Intranet;

• Experiência em rotinas de suporte administrativo para área comercial.

• Pacote office (intermediário);

• Desejável ter atuado em empresas startup com modelo de trabalho acelerado e constantes mudanças.

• Ter fácil acesso a Zona Sul, próximo a estação Granja Julieta, em São Paulo/SP.