O que esta vaga pede
Objetivo do Cargo
Prestar suporte operacional e administrativo à Secretaria Escolar, garantindo a organização da documentação acadêmica, o atendimento eficiente à comunidade escolar e a atualização contínua dos sistemas de gestão, assegurando que o fluxo de registros entre estudantes e instituição ocorra sem falhas.
Principais Responsabilidades
Executar o atendimento ao público (presencial e digital), orientando sobre matrículas e processos seletivos.
Realizar a inserção, manutenção e conferência de dados no Sistema Informatizado de Gestão Acadêmica (SIGA).
Organizar, arquivar e zelar pela guarda dos dossiês dos estudantes e documentos do corpo docente.
Auxiliar na confecção e registro de documentos oficiais, como diplomas, certificados e declarações.
Garantir o cumprimento dos prazos relativos aos registros escolares e censos.
Requisitos do Cargo
Formação: Ensino Médio completo (mínimo). Desejável formação técnica em Secretaria Escolar, Administração ou cursando Graduação em áreas correlatas.
Experiência: Vivência prévia em rotinas administrativas, preferencialmente no setor educacional ou atendimento ao público.
Habilidades Técnicas: Domínio do Pacote Office (especialmente Excel para planilhas), redação oficial, operação de sistemas de gestão acadêmica e digitalização de documentos.
Habilidades Comportamentais: Organização rigorosa, discrição no trato com documentos sigilosos, proatividade e paciência no atendimento ao público.
Competências Esperadas
Organização e Método: Capacidade de manter grandes volumes de documentos ordenados.
Comunicação Interpessoal: Habilidade para lidar com diferentes perfis de público (alunos, pais e professores).
Agilidade Digital: Facilidade em aprender e operar novos softwares e sistemas governamentais.
Atenção aos Detalhes: Essencial para evitar erros em nomes, CPFs e notas em documentos oficiais.
Trabalho em Equipe: Colaboração direta com o Secretário Escolar e Coordenação Pedagógica.
Funções Detalhadas
Gestão de Matrículas: Receber documentos, validar requisitos e efetivar a matrícula de novos estudantes no SIGA.
Atendimento ao Estudante: Emitir e validar declarações de escolaridade, benefícios e responder dúvidas sobre o calendário letivo.
Expedição de Documentos: Preparar a minuta de diplomas e certificados para conferência do Secretário e posterior registro em livro oficial.
Suporte ao SIGA: Alimentar o sistema com notas, frequências (quando necessário suporte ao docente) e atualizar o status de evasão, trancamento ou conclusão.
Organização de Arquivo: Manter o arquivo físico e digital de alunos ativos e egressos devidamente classificado e de fácil acesso.
Comunicação Administrativa: Redigir ofícios, memorandos e e-mails para comunicação interna e externa (outras unidades de ensino ou órgãos reguladores).
Censo e Relatórios: Coletar dados para o Censo Escolar anual e preparar relatórios quantitativos para a direção e coordenação.
Divulgação: Orientar a comunidade sobre a oferta de novos cursos, editais de seleção e períodos de rematrícula.
