Project Management Support Senior Assistant | Presencial

Sobre a Vaga

Contribua para o sucesso de projetos impactantes, oferecendo suporte administrativo e de coordenação essencial em planejamento, implementação, monitoramento e relatórios, garantindo a entrega contínua dos projetos.

O Project Management Support Senior Assistant fornece suporte administrativo para assegurar a entrega efetiva de projetos. A função apoia planejamento, monitoramento, relatórios, logística, comunicações e documentação do projeto.

Responsabilidades

• Fornecer suporte administrativo e de coordenação para planejamento, implementação, monitoramento e relatórios de projetos, em conformidade com as regras, regulamentos e Standard Operating Procedures (SOPs) da UNOPS.
• Ajudar no acompanhamento do progresso do projeto, entregáveis, contratos, viagens, workshops e grants, garantindo follow-up oportuno e documentação precisa.
• Apoiar a preparação de relatórios, materiais de briefing e atas de reuniões internas para a gestão e partes interessadas.
• Manter ferramentas de acompanhamento e garantir que dados do projeto e operacionais estejam atualizados e devidamente arquivados.
• Participar de reuniões regulares da equipe para reportar progresso, prioridades futuras e necessidades de coordenação.
• Coordenar e organizar logística para reuniões, workshops, conferências e eventos de comitê de direção, incluindo viagens, acomodação, catering e arranjos de segurança.
• Processar autorizações de viagem, solicitações de reembolso e reembolsos para pessoal e parceiros, de acordo com políticas e procedimentos da UNOPS.
• Preparar e distribuir materiais de workshops e missões, garantindo que todos os arranjos logísticos e administrativos estejam concluídos com antecedência.
• Fazer a interlocução com fornecedores, locais e participantes para assegurar a execução tranquila de eventos e resolução oportuna de questões logísticas.
• Dar suporte aos processos de procurement, incluindo preparação de requisições, purchase orders (POs) e solicitações de pagamento no Enterprise Resource Planning (ERP).
• Verificar documentação de suporte, faturas e entregáveis contratuais quanto à exatidão e conformidade com as Financial Rules and Regulations da UNOPS.
• Apoiar a revisão de licitações, processos de avaliação e administração de contratos, incluindo emendas e extensões.
• Manter documentação precisa e organizada de todas as atividades de procurement, financeiras e administrativas para auditoria e referência.
• Apoiar o monitoramento operacional e financeiro atualizando sistemas de acompanhamento de procurement e pagamentos.
• Fornecer suporte administrativo e logístico à alta gestão, incluindo agendamento, planejamento de missões e preparação de documentação de viagem.
• Apoiar a coordenação de reuniões de nível sênior, engajamentos com doadores/parceiros e visitas de alto nível, incluindo registro de atas e follow-up de ações.
• Processar adiantamentos operacionais, solicitações menores de procurement e outras transações administrativas conforme protocolo estabelecido.
• Apoiar a organização, facilitação e entrega de treinamentos e sessões de aprendizagem sobre gestão de projetos.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Communities of Practice (CoPs), contribuindo com insights e lições aprendidas.
• Realizar pesquisas sobre temas relacionados a gestão de projetos e contribuir para a elaboração de relatórios, resumos e notas de briefing.

Requisitos

• Ensino médio (ou equivalente) com 5 anos de experiência relevante OU graduação (ou equivalente) em qualquer área com 1 ano de experiência relevante.
• Experiência relevante em gestão de projetos ou áreas relacionadas.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, G-Suite, etc.) e sistemas de gestão baseados na web.
• Certificado ou associação profissional globalmente reconhecida em Project Management é desejável.
• Experiência em ambientes multiculturais ou organizações do sistema ONU em país em desenvolvimento é desejável.
• Experiência em contextos de desenvolvimento ou humanitários é desejável.