O que esta vaga pede
gestão de escritório
workplace experience
coordenação de eventos
hospitalidade
coordenação com fornecedores
inglês e português
Ver se você combina
Sobre a Vaga
O Office Manager desempenha um papel crítico para garantir uma experiência de escritório acolhedora e sem falhas, coordenando as operações diárias do escritório, apoiando líderes e colaboradores locais e assegurando que o ambiente esteja pronto para permitir um ótimo trabalho, conexão e encontros.
Esta função atua em parceria com o Country Manager e diversas equipes para manter o escritório como um local efetivo, conectado e altamente funcional. O Office Manager atua como coordenador-chave entre equipes como Workplace Operations, fornecedores, Gathering, Security, IT, Office of the CEO, Mission Control e Employee Experience.
O cargo combina execução operacional forte, hospitalidade, organização e coordenação administrativa para criar um ambiente em que os colaboradores se sintam apoiados e conectados.
O cargo se reporta ao Country Manager e tem accountability em linha pontilhada para as equipes Regionais de Workplace Operations e Gathering.
Responsabilidades
- Ajudar a garantir que o escritório esteja acolhedor, organizado e operacionalmente pronto a cada dia
- Ser uma presença visível e acessível para colaboradores, visitantes e hóspedes
- Dar suporte aos programas e serviços de experiência do local de trabalho
- Monitorar necessidades do escritório e endereçar problemas proativamente ou escalar para contrapartes globais e regionais quando necessário
- Manter padrões de hospitalidade em áreas do escritório, salas de reunião e ambientes compartilhados
- Coordenar diariamente workplace operations, serviços de hospitalidade, programas de alimentação e comodidades do escritório
- Atuar com parceiros e fornecedores para garantir entrega consistente dos serviços e resolução de problemas em tempo hábil
- Monitorar condições do local de trabalho e feedback dos colaboradores
- Controlar solicitações do escritório, problemas operacionais e ações de acompanhamento
- Identificar oportunidades de melhoria e comunicar recomendações ao líder regional e à equipe global de operações
- Manter documentação, comunicações e processos operacionais do escritório
- Apoiar a implementação de padrões do escritório e playbooks
- Apoiar relatórios de utilização do escritório
- Atuar como parceiro administrativo confiável para o Country Manager
- Oferecer suporte para agendamento de calendário, coordenação de reuniões e apoio ao agendamento de salas para o Country Manager
- Atuar com parceiros administrativos executivos para coordenar logística de visitas de liderança, reuniões executivas e encontros de negócios
- Servir como recurso local para colaboradores e líderes ao navegar serviços e recursos do escritório
- Coordenar logística de encontros locais, visitas de liderança e atividades de engajamento de colaboradores
- Apoiar encontros, visitas de liderança e atividades de engajamento na região conforme necessidade
- Atuar com a equipe Workplace Operations e com o Regional Gathering Manager para apoiar a entrega bem-sucedida de eventos e momentos de conexão
- Garantir que espaços de reunião, elementos de hospitalidade, fornecedores e experiências dos participantes estejam preparados e executados efetivamente
- Apoiar a entrega de experiências de conexão e construção de comunidade no escritório seguindo orientações globais e toolkits, adaptando às necessidades locais
- Desenvolver relacionamentos positivos com colaboradores, líderes, Executive Assistants, fornecedores e parceiros multifuncionais
- Apoiar uma cultura de hospitalidade, responsividade e serviço
- Coletar feedback dos colaboradores e compartilhar insights para melhorar a experiência do escritório
- Ajudar a fomentar um ambiente em que os colaboradores se sintam acolhidos, informados e conectados
Requisitos
- 5+ anos de experiência em gestão de escritório, workplace experience, hospitalidade, eventos, administração, employee experience ou áreas relacionadas
- Boa capacidade de organização e coordenação de projetos
- Experiência coordenando reuniões, eventos, visitas de liderança ou programas de workplace
- Excelentes habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal
- Forte atenção aos detalhes e acompanhamento
- Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades e trabalhar bem em ambiente acelerado
- Mindset de hospitalidade e paixão por criar experiências positivas
- Boas habilidades de resolução de problemas e bom julgamento
- Experiência trabalhando com fornecedores e stakeholders multifuncionais é preferida
- Proficiência profissional completa em inglês e português
Beneficios
- Possibilidade de bônus
- Possibilidade de equity
- Possibilidade de benefícios
- Employee Travel Credits
Título e texto são os da empresa. A candidatura é no site da empresa (br.linkedin.com) — daqui você sai preparado.
Saiba como funciona.