O que esta vaga pede
Buscamos uma pessoa Assistente Administrativo que irá realizar a organização, conferência, digitalização e liberação da documentação de fretes, garantindo conformidade com exigências legais, operacionais e de clientes, de modo a contribuir com a continuidade do processo de transporte da Transpanorama. Local de trabalho: Maringá/PR
Modelo de contratação: Efetivo, CLT
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Responsabilidades e atribuições
Como Assistente Administrativoda Transpanorama, você realizará atividades de: Organizar, protocolar e arquivar documentos de fretes baixados (CTEs, notas fiscais, comprovantes de descarga, tickets de balança, contratos etc.), encaminhando-os aos setores de Central de Prestação de Contas, Financeiro e/ou arquivo
- Realizar bipagem de documentos de frete em sistema interno
- Realizar abertura, conferência, digitalização e lançamentos de documentos de fretes de frota própria, agregados e terceiros
- Efetuar controles e validações relacionados a quebras, garantindo o correto registro de descontos
- Retirar envelopes e malotes em pontos de coleta (recepção TP, posto G10 e bases), realizar despachos para a matriz e acompanhar rastreamentos de postagens até o recebimento
- Preencher planilhas de comprovação do destino de paletes e enviar informações aos clientes
- Realizar o controle de comprovantes de paletes, elaboração de planilhas de comprovação e envio de protocolos a clientes, quando aplicável
- Comunicar ao Customer Service a ausência de comprovantes de notas de paletes ou vale-paletes
- Conferir protocolos e documentos recebidos, assegurando a conformidade das informações
- Realizar conferência de protocolos, faturas, cartas frete e notas fiscais, direcionando documentos para os setores Financeiro e CPCO (Central de Prestação de contas) quando necessário
- Validar faturas de postos parceiros e enviar ao departamento financeiro para pagamento
- Apoiar o Departamento Pessoal com informações de documentos de frete em processos de rescisão
- Prestar suporte às bases, postos, motoristas e colaboradores da equipe quanto a dúvidas e exigências de clientes
- Verificar os comprovantes de descarga e atender solicitações de envio de documentação por e-mail e sistemas externos, quando necessário
- Contatar locais de descarga, postos, associações e portais de pagamento para recuperação e regularização de comprovantes
- Apoiar o processo de homologação de postos parceiros para quitação de cartas frete
- Atender solicitações de clientes por e-mail e elaborar planilhas de controle de documentos sempre que necessário
- Realizar a baixa no portal corporativo dos documentos recebidos das bases
- Oferecer suporte e orientação à equipe e motoristas, conduzindo treinamentos sobre o processo de documentação de fretes. Manuseio e organização de documentos de frete
- Contato com clientes internos e externos para recuperação de documentos de frete
- Preenchimento de planilhas de controle e relatórios.
Requisitos e qualificações
- Como requisitos básicos, você deve ter: Experiência na área administrativa
- Ensino médio completo
- Conhecimento básico em Excel. Você se destaca, se tiver: Foco e atenção
- Boa comunicação escrita e oral
- Facilidade para trabalhar em equipe.
Informações adicionais
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