Skills
Facilities Management (FM)
Organização de eventos corporativos
Gestão de contratos e KPIs
Sobre a Vaga
Estamos buscando um(a) Assistente de Facilities I para apoiar as rotinas de Facilities Management (FM), organizar eventos corporativos e oferecer suporte às áreas internas. A função exige boa comunicação, organização e foco no atendimento em um ambiente corporativo dinâmico.
Responsabilidades
- Organizar e administrar eventos corporativos, incluindo visitas nacionais e internacionais
- Planejar e apoiar eventos internos, confraternizações e celebrações
- Apoiar o agendamento de reuniões internas e a reserva de salas e espaços
- Dar suporte a treinamentos e eventos, incluindo reserva de salas, solicitações de manutenção e acompanhamento da montagem
- Controlar coffee breaks, refeições especiais e logística de alimentação
- Reservar mesas no restaurante quando necessário
- Providenciar materiais, serviços e locações para eventos e treinamentos
- Acompanhar orçamentos com a área de Suprimentos
- Manter atualizados controles e listas de apoio para reuniões e eventos
- Receber e acompanhar fornecedores durante a execução dos serviços
- Fiscalizar contratos de serviços terceirizados (limpeza, jardinagem, alimentação, cafeterias e controle de pragas)
- Realizar inspeções periódicas e participar de reuniões de acompanhamento contratual
- Apoiar implantação de melhorias, controles e acompanhamento de custos
- Conferir medições, SLAs e apoiar solicitação de notas fiscais
- Auxiliar no monitoramento de KPIs e elaborar planilhas, apresentações e relatórios
- Verificar requisitos de Saúde e Segurança exigidos dos fornecedores
- Atender clientes internos com cordialidade e eficiência, atuando em parceria com Engenharia, RH, HSE e Secretariado
Requisitos
- Ensino superior cursando ou concluído em Administração, Hotelaria, Eventos, Gestão Empresarial ou áreas correlatas (diferencial)
- Experiência comprovada com organização de eventos corporativos
- Vivência em Facilities Management (FM) ou rotinas administrativas correlatas
- Experiência com atendimento a diferentes públicos e interação com fornecedores
- Conhecimento de Pacote Office (Excel, PowerPoint e Word)
- Habilidade para elaborar controles, planilhas e apresentações
- Noções de indicadores, controles administrativos e apoio à gestão de contratos (diferencial)
- Conhecimento em Power BI (diferencial)
Beneficios
- Ambiente corporativo com atuação em Facilities e eventos
- Oportunidade de desenvolvimento em processos de contratos e suporte a múltiplas áreas internas
- Atuação próxima às áreas de Engenharia, RH, HSE e Secretariado